מבוא
שנים רבות אני בתחומי המחשוב ואחד הדברים שאף פעם לא התרגלתי אליו זה בזבוז הזמן העצום שבפגישות עבודה לא יעילות. קובעים פגישה לשעה מסוימת, אף אחד לא מגיע בזמן, מי שמגיע לא תמיד יודע על מה הולכים לדבר, מגיעים לסוף הפגישה ומחליטים … להיפגש שוב. ויש כמובן פגישות מכונות שלוקח לפחות רבע שעה עד שכולם מצליחים להתחבר ו/או להבין באיזה אפליקציה להתחבר. אז אם קובעים פגישה בשביל הכיף זה תמיד נחמד, אבל עדיף באיזה פאב או מסעדה טובה. אם קובעים פגישת עבודה, אז צריכים להפיק מזה עבודה, ועל זה אני רוצה לדבר.
למה החלטתי שאני חייב לכתוב על זה? בזמן שהתחלתי לכתוב השעה 09:15 בבוקר, אני בפגישה עם לקוח וספק שרוצה להציג משהו, הפגישה נקבעה ל- 09:00 אבל עדיין לא סגורים על איזה אפליקציה מתחברים – חלק מתחברים על זימון Zoom ישן, חלק על זימוןZoom חדש, מישהו שלח זימון ל- Teams והזמן רץ, וגם אני רואה יותר מדי אנשים שהתחברו, ולא ממש מצליח להבין מי זה מי..
אני עובד עם ארגונים שבהם המנהלים כל הזמן בפגישות ואז לא יכולים לעבוד. יושב לו מנהל(ת) מלקה טכנית, שהוא/היא אנשים טכניים ברמה מאוד גבוהה, שהובאו לארגון כדי לתרום מיכולותיהם הטכניות, אבל זה לא קורה כי הם כל הזמן בפגישות. מה שעוד יותר מצחיק (למסתכל מבחוץ) או עצוב (מבחינת הארגון), שלאותו מנהל טכני שולחים עשרות פגישות בשבוע, רובן מקוונות, ואז הוא/היא יושבים עם פגישה מנגנת ברקע, אין לו מושג על מה מדברים, אבל חייבים להיות נוכחים בפגישה…
מה שנאמר כאן הוא כדי לקדם עבודה. לפעמים קובעים פגישת עבודה בשביל הכיף – עם ספק/לקוח שעובדים איתו הרבה שנים, פגישת צוות בארגון בו נמצאים וכד', ואפשר להיפגש שעה-שעתיים בשביל הכיף ולדבר גם על עבודה וזה בסדר. יש גם פגישות סיום פרויקט, פגישות היכרות גדולות עם עשרות אנשים וגם זה בסדר, אבל פגישות עבודה נוצרו כדי לעבוד ועל זה אני רוצה לדבר.
מטרה ותוצאה
קודם כל ולפני הכול – לפגישה צריכה להיות מטרה, ובסוף הפגישה צרכה להיות תוצאה. המטרה צריכה להית מוגדרת במדויק, וכך גם התוצאה שצריכה לקרות בסוף הפגישה. מטרה בפגישה יכולה להיות פגישת התנעה לפרויקט, החלטה על מסלול רכישה, הצגת פתרון של ספק לפרויקט, פגישת היכרות עם ספק/לקוח וכד'. אביא כמה דוגמאות. תוצאה יכולה להיות החלטה לפעולה, ויכולה להיות גם "אנחנו צריכים עוד נתונים, נאסוף אותם (צריכים להגדיר במדויק אילו נתונים מי מביא אותם) ואז נקיים פגישה להחלטה". החלטה לא יכול להיות "בואו נקיים פגישה נוספת ונחשוב".
אם מדובר על פגישת התנעה לפרויקט, המטרה היא התחלת עבודה. בפגישה צריכים לדבר על תהליכי עבודה, מי צריך מה כדי להתקדם ומי מבצע מה כדי להתקדם. התוצאה צריכה להיות משימות עם מטרה, מבצעים ותאריך יעד לכל משימה.
אם מדובר על פגישת סטטוס בפרויקט זאת צריכה להיות פגישת סטטוס – מגיעים כל האנשים הרלבנטיים לפרויקט (מה זה רלבנטיים נדבר בהמשך), כל אחד מציג סטטוס, בעיות/אתגרים ושלבים הבאים כדי שיוכל לקבל התייחסות אליהם. מטרת הפגישה תהיה להתקדם הלאה ולפתוח צווארי בקבוק כדי שיהיה אשר להתקדם. חשו בלקבוע מטרות לביצוע כאשר בפגישה שאחריה כל אחד יציג את מידת העמידה שלו במטרות שהוגדרו.
אם המטרה של הפגישה היא הצגת פתרון על ידי ספק, אז קודם כל יש לדרוש מהספק שיעביר את ההצעה לפני הפגישה כדי שנוכל ללמוד אותה ולשאול שאלות. לא להיגרר למצב שבאים לפגישה ורק אז מוצג הפתרון, כי אז יהיה צריך פגישת המשך לשאלות. התוצאה צריכה להיות תשובות לשאלות ששאלנו, ושנהיה סגורים על מה אנחנו מקבלים בהצעה זו.
פגישת היכרות – גם זאת מטרה. בפגישה זו, למשל עם ספק חדש, איש מכירות חדש, לקוח חדש וכד', כדאי לבקש קודם חומר רקע – למשל מה נקודות חוזקה של הספק, ואם זה לקוח אז תמיד אפשר ללמוד עליו מהאינטרנט, כאשר לפגישה צריכה להיות מטרה. אם זה ספק חדש, כדאי להיפגש אם זה רלבנטי, כאשר התוצאה של הפגישה היא קבלת הצעת מחיר, קבלת רעיונות לתכנון וכד'.
חשוב לקבל עד כמה שאפשר חומר לפני הפגישה. אם מטרת הספק שבא אלינו הוא להציג מצגת או הצעת מחיר – אנחנו נדע לקרוא את זה לבד. בשביל קריאה מודרכת לא צריך לבזבז זמן. חשוב להקפיד על זמנים. מי שמתקשר אחרי שהתחילה פגישה שהוא "בפקקים" – זה לא רציני, וחבל על הזמן איתו. אם מישהו/מישהי לא טורחים להגיע בזמן לפגישה, הוא/היא לא לוקחים אתכם ברצינות. אם יש פקקים אפשר לצאת מוקדם יותר, ואם לא יצאו מוקדם יותר זה אומר שלא מיחסים חשיבות לפגישה איתכם.
תכנון הפגישה
פגישות יש לתכנן. כשמגיע ספק לפגישה, אפשר לשלוח לו"ז מראש – לדוגמא, הפגישה תימשך שעה, רבע שעה מצגת על הספק, חצי שעה על מטרת הפגישה, למשל הצגת פתרון יצרן שעליו אנחנו רוצים לדבר, ועוד רבע שעה לשאלות. לא לסטות ולא למשוך זמן. אפשר גם לבקש מראש מצגת, מסמכים לדוגמא (שאם מבקשים לראות מסמך מסויים לא יתחילו לחפש במחשב משהו דומה) וכד'.
בפגישת סטטוס התקדמות בפרויקט – כל אחד מציג סטטוס, מקבל הערות והצעות, רושם ומתקדמים הלאה. בסוף יוצא סיכום כשכל אחד יודע מה המטרות ועם מה הוא צריך להגיע לפגישה הבאה.
בפגישת הכנה להדרכה, מגיעים כל לקוחות ההדרכה, למשל מחלקות בארגון שמיועדות לקבל את ההדרכה (נציג מכל מחלקה), כל אחד מציג את הדרישות של המחלקה, והמטרה היא לצאת עם מבנה קורס ראשוני שממנו אפשר לבנות תוכנית קורס ולשלוח ללקוחות ההדרכה להערות, ומכאן לסגור תכנית. אין צורך בפגישות נוספות.
כמה זמן ומי צריך להיות נוכח בפגישה
פגישה שהייתה לי לפני המון שנים כשעבדתי בבזק, היינו צריכים להחליט איך לחבר כונן של ציוד אופטי בתחנת תמסורת באזור המרכז. לפגישה הגיעו נציגים של תחום תמסור בהנדסה (2 אנשים), נציגים של תחום תמסורת מהמחוז (2 אנשים), נציגים של תחום מיתוג כד לבדוק שיכולים להתחבר לתמסורת (2 מהנדסה ו- 2 מהמחוז), נציגים מתחום אנרגיה ומיזוג אויר (2+2), ועוד כה שאף אחד לא הבין מה עושים שם. בקיצור, היו משהו כמו 12-15 איש וההחלטה הייתה לחבר את הציוד לכונן. החלטה שצריכה לקחת עשר דקות, ואם ש מיפוי של התחנה אז גם זה לא. הרבה שנים שבזק כבר ארגון יעיל והיום דברין כאלה לא יקרו, אבל במקומות רבים אני עדיין רואה כאלה תופעות.
מי שצריך להיות נוכח בפגישה זה מי שיכול לתרום לתוצאה. פגישה של יותר מ- 4-5 אנשים כמעט תמיד לא תהיה יעילה וברוב המקרים תהיה בזבוז זמן. אם בפרויקט שותפות 3 מחלקות אז שיגיע אחד מכל מחלקה, ואם יש פרויקט עם 10 גופים אז ל– 10 גופים יש 2-3 מנהלים, שיגיעו הם או נציגים מטעמם. לא צריך לזמן עשרה אנשים כדי לכסת"ח, אפשר להוציא סיכום פגישה ולשלוח להם.
הסחות
חשוב – בפגישה מדברים רק על מה שתוכנן ורוצים להשיג. חמש דקות של צחוקים מה נשמע בתחילת הפגישה זה בסדר, אבל לדבר רק על הנושאים שיביאו למטרה. אם המטרה היא הקמת שירות בענן (רק בשביל הדוגמא), ומישהו נזכר שחסר לו רישיונות מייקרוסופט אז לא פותחים דיון נפרד כי אין זמן לזה אלא רק אם הרישיונות למייקרוסופט הם חלק מהפרויקט ואחת התוצאות בסיום הפגישה תהיה "ראובן בודק עלויות איזה רישוי צריך לצורך פרויקט שירות בענן".
ניהול הפגישה
למרות שכיליד הארץ זה היה לי קשה, לפני הרבה שנים למדתי מההודים משהו חשוב. כשמישהו מדבר אני משתדל לשתוק, מחכה 2-3 שניות אחרי שהוא סיים, ורק אז עונה. אם אתם חשבים שתשכחו מה אתם רוצים להגיד אז תרשמו הערות. ועוד משה שבטח לא חשבתם עליו, בזמן שהוא מדבר אתם מקשיבים. תנסו את זה, זה עובד…
בפגישת מקוונות, להיכנס כמה דקות לפני לראות שמצליחים להתחבר. כשכולם בפנים ואתם מנסים להיכנס אבל אז מתחילות בעיות התחברות זה לא מכובד.
את הפגישה מנהל אדם אחד. לא כולם צועקים על כולם, ואם אפשר תנו לשני לדבר. כולם צועקים על כולם מביא רייטינג בטלוויזיה, תוצאה בד"כ זה לא יביא.
סיכום
פגישות עבודה צריכות להיות יעילות, ואני אחזור על זה – לפגישה צריכה להיות מטרה ותוצאה. המטרה היא לא הפגישה עצמה, והתוצאה לא יכול להיות אך ורק פגישה נוספת. תחשבו על זה באופן הזה תראו שאתם מספיקים הרבה יותר.
דרך אגב, הפגישה שדיברתי עליה בתחילת המאמר התחילה ב- 09:25 ונמשכה עוד חצי שעה אחרי הזמן…